Ứng tiền cho đội thợ theo mốc: ghi sổ ứng thế nào để không vượt hợp đồng?
Nội dung chính
- Ứng tiền nên gắn với mốc khối lượng (xong móng, xong sàn tầng 1…), không gắn với ngày trong tuần hay lời đề nghị lúc cần.
- Mỗi lần ứng ghi 5 thông tin: ngày, số tiền, mốc, nội dung, cách trả. Cộng dồn để biết đã ứng bao nhiêu so với phần việc đã làm.
- Khi tiền đã ứng gần chạm giá trị phần việc đã xong, đó là lúc dừng lại trao đổi — trước khi chênh lệch thành tranh cãi.
Câu chuyện quen thuộc ở nhiều công trình: đội thợ xin ứng "vài triệu trả lương thợ cuối tuần", chủ nhà chuyển khoản, không ghi. Vài tháng sau, nhà mới lên tới tầng 3 mà tiền đã trả gần bằng giá trị cả phần thô. Không ai cố tình — chỉ là không ai cộng lại.
Đội thợ cần tiền đều đặn để trả lương và mua đồ nghề, đó là nhu cầu chính đáng. Cách làm tốt là để việc ứng tiền đi theo một nhịp rõ ràng mà cả hai bên cùng biết trước.
Gắn tiền ứng với mốc, không gắn với ngày
Hợp đồng thi công thường chia thanh toán thành nhiều đợt theo khối lượng hoàn thành. Ví dụ với nhà phố 4 tầng khoán nhân công:
| Đợt | Mốc | Tỷ lệ (ví dụ) |
|---|---|---|
| 1 | Ký hợp đồng, khởi công | Theo thỏa thuận |
| 2 | Xong móng, đà kiềng | … |
| 3 | Xong sàn tầng 2 | … |
| 4 | Xong sàn tầng 3 | … |
| 5 | Xong sàn mái | … |
| 6 | Xong xây tô | … |
| 7 | Bàn giao | … |
| — | Giữ lại bảo hành | Theo thỏa thuận |
Tỷ lệ từng đợt và phần giữ lại để bảo hành do hai bên thỏa thuận và ghi trong hợp đồng. Điều quan trọng là mỗi đợt gắn với một mốc nhìn thấy được — ai cũng xác nhận được móng đã xong hay chưa.
Giữa hai mốc, nếu đội cần ứng thêm, khoản ứng đó vẫn tính vào đợt của mốc đang làm, không phải khoản riêng.
Chưa có hợp đồng thi công rõ ràng, anh/chị có thể đọc bài Hợp đồng thi công cần điều khoản nào.
Sổ ứng 5 cột
Sổ ứng đơn giản nhất chỉ cần 5 cột:
| Ngày | Số tiền | Mốc | Nội dung | Cách trả |
|---|---|---|---|---|
| 05/11 | 20.000.000 | Móng | Ứng lương thợ tuần 1 | Chuyển khoản |
| 12/11 | 15.000.000 | Móng | Ứng tuần 2 | Chuyển khoản |
| 20/11 | 30.000.000 | Sàn tầng 2 | Đợt 2 theo hợp đồng | Chuyển khoản |
Vài thói quen nhỏ giúp sổ có giá trị:
- Ưu tiên chuyển khoản, nội dung ghi rõ "ứng đợt 2 – móng". Sao kê ngân hàng là bằng chứng tự động.
- Nếu trả tiền mặt, nhờ người nhận ký hoặc nhắn tin xác nhận.
- Ghi ngay khi trả, không để cuối tuần mới nhớ lại.
Cộng dồn và so với phần việc đã làm
Sổ ứng chỉ có ích khi được cộng lại. Có hai con số cần nhìn:
1. Luỹ kế đã ứng — tổng tất cả các lần ứng tính tới hôm nay. 2. Giá trị phần việc đã xong — theo hợp đồng hoặc dự toán: móng bao nhiêu, mỗi sàn bao nhiêu.
Nếu luỹ kế đã ứng vượt giá trị phần việc đã xong, nghĩa là chủ nhà đang trả trước. Trả trước một chút để đội có vốn quay vòng là bình thường. Trả trước quá nhiều là rủi ro: nếu công trình gián đoạn, chủ nhà khó thu hồi phần đã trả.
Một cách đặt ngưỡng tự nhắc: khi đã ứng gần hết giá trị của mốc đang làm mà mốc chưa xong, dừng lại trao đổi với đội trưởng: còn bao lâu xong mốc, cần ứng thêm vì lý do gì.
Khi đội thợ xin ứng thêm ngoài kế hoạch
Trao đổi thẳng thắn, không cần căng thẳng:
- Hỏi khoản ứng này tính vào mốc nào.
- Nếu là phát sinh (làm thêm hạng mục ngoài hợp đồng), thống nhất giá phát sinh trước khi làm, ghi lại bằng tin nhắn hoặc phụ lục.
- Nếu chưa tới mốc mà đã ứng gần hết, hai bên cùng xem lại tiến độ.
Tiền vật tư tách riêng
Nếu chủ nhà tự mua vật tư, nên ghi tiền vật tư ở một mục khác với tiền ứng cho đội thợ. Gộp chung thì không biết đã trả nhân công bao nhiêu. Khi nhận vật tư, đếm và đo trước khi ký — xem bài Nhận vật tư tại công trình.
Sổ ứng trong Gói Quản lý Thi công
Gói Quản lý Thi công của ALN có sổ ứng gắn sẵn với từng mốc theo tầng của nhà anh/chị. Mỗi lần ứng ghi ngày, số tiền, mốc; công cụ tự cộng luỹ kế và nhắc khi tiền đã ứng gần chạm giá trị của mốc hoặc của hợp đồng. Thông tin tiền chỉ chủ nhà xem được.
ALN không giữ tiền, không chuyển tiền thay chủ nhà — tiền vẫn do chủ nhà trả trực tiếp cho đội thợ. Gói là công cụ để chủ nhà tự theo dõi, không thay thế công tác giám sát thi công. Xem tại Gói Quản lý Thi công.
Câu hỏi thường gặp
Nên ứng tiền cho đội thợ theo tuần hay theo mốc?
Nên gắn theo mốc khối lượng ghi trong hợp đồng. Nếu đội cần ứng theo tuần để trả lương thợ, các khoản đó vẫn tính vào đợt của mốc đang làm và được cộng dồn để so với giá trị mốc.
Sổ ứng tiền cần ghi những gì?
Tối thiểu 5 thông tin: ngày, số tiền, thuộc mốc nào, nội dung và cách trả. Ưu tiên chuyển khoản với nội dung ghi rõ mốc để có bằng chứng tự động.
Làm sao biết mình đã trả trước quá nhiều?
So luỹ kế tiền đã ứng với giá trị phần việc đã xong theo hợp đồng hoặc dự toán. Nếu luỹ kế đã ứng vượt nhiều so với phần việc đã xong, nên dừng lại trao đổi với đội trưởng về tiến độ.
Có nên giữ lại một phần tiền đến khi bảo hành?
Nhiều hợp đồng thi công có điều khoản giữ lại một phần giá trị để bảo hành. Tỷ lệ và thời hạn do hai bên thỏa thuận và ghi rõ trong hợp đồng.
Phát sinh ngoài hợp đồng thì ghi thế nào?
Thống nhất giá trước khi làm, ghi bằng tin nhắn hoặc phụ lục hợp đồng, rồi ghi khoản thanh toán phát sinh thành dòng riêng trong sổ để không lẫn với các đợt chính.
Ghi một dòng mỗi lần ứng mất chưa tới một phút, nhưng giúp chủ nhà luôn biết mình đang đứng ở đâu so với hợp đồng — và giữ quan hệ với đội thợ rõ ràng tới ngày bàn giao.
Nhận báo giá thiết kế chính xác cho ngôi nhà của bạn
Miễn phí tư vấn phương án + dự toán sơ bộ, không ràng buộc.
Có câu hỏi khác về chủ đề này?
Hỏi trực tiếp Kiến trúc sư đã xác minh trên Diễn đàn ALN — hoàn toàn miễn phí.
